Ajouter des collaborateurs via fichier et commander une carte

C'est quoi le fichier d'import Worklife ?

Le fichier d'import est le principal outil de gestion de vos collaborateurs dans Worklife. Il vous permet de :

• Ajouter de nouveaux collaborateurs
• Leur commander une carte Worklife
• Configurer leurs avantages (montant, fréquence, participation employeur)
• Gérer les suspensions ou les mises en pause (congés longue durée, etc.)

Comment est structuré le fichier ?

Le fichier est divisé en 3 sections, chacune avec un rôle précis :

Section 1 – Identification du collaborateur

• Nom, prénom
• Adresse e-mail professionnelle (c'est sur cette adresse que Worklife communiquera avec le collaborateur)
• Numéro de téléphone (facultatif — le collaborateur peut le renseigner lui-même à l'activation)
• Matricule (personal_number) → clé d'identification unique
• Code entité (company_code) → utile si vous avez plusieurs entités

Section 2 – Commande de la carte

• Adresse postale complète de livraison
• Obligatoire uniquement pour la première commande
• Pour les commandes suivantes, cette section n'est plus nécessaire

Section 3 – Configuration de l'avantage

• Montant de l'avantage
• Fréquence (mensuelle, annuelle…)
• Date de début
• Participation employeur

Qu'est-ce que le matricule et pourquoi est-il si important ?

Le matricule (personal_number) est la clé d'identification unique de chaque collaborateur dans Worklife. C'est lui qui relie toutes les données entre elles.

• Worklife recommande d'utiliser le matricule de paie en priorité
• Ne jamais faire précéder le matricule d'un zéro (écrire 1234 et non 01234)
• Chaque collaborateur doit avoir un matricule principal unique

💳 Commander une carte

Quelles informations renseigner pour la commande de carte ?

Pour la première commande, les champs adresse sont tous obligatoires :

• line_1 : numéro et nom de rue (max 38 caractères)
• line_2 : complément d'adresse si nécessaire (max 38 caractères)
• Ville, code postal, pays

Pour les commandes suivantes, la section adresse n'est plus obligatoire — la carte sera envoyée à la dernière adresse connue.

Procédure complète, étape par étape

1. Télécharger le template de fichier d'import Worklife (disponible dans votre espace admin)
2. Renseigner la Section 1 (identité + matricule + e-mail professionnel) pour chaque nouveau collaborateur
3. Renseigner la Section 2 (adresse postale complète) pour la livraison de la carte
4. Renseigner la Section 3 (montant, fréquence, date de début de l'avantage)
5. Importer le fichier dans l'espace administrateur Worklife
6. Vérifier la bonne création des comptes collaborateurs et le lancement de la commande

J'ai plusieurs entités dans mon entreprise. Comment les distinguer ?

Le champ company_code dans la Section 1 permet d'identifier à quelle entité appartient chaque collaborateur. C'est particulièrement utile si vous avez un SIRH connecté en SFTP ou une structure multi-entités.

Chaque entité se voit attribuer un code unique que vous retrouvez dans votre configuration Worklife.