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Changer un collaborateur d'entité au sein d'un même groupe

Lorsqu'un collaborateur change d'entité au sein du même groupe, la procédure varie selon la nature des avantages dont il bénéficie. Ce guide distingue deux cas : les avantages en allocation (mobilité, prime transport,...) et les avantages en crédit (titres-restaurant, cadeaux, vacances, ...).

Avantages en allocation (ex. : Mobilité)

Les avantages en allocation sont soumis à des plafonds annuels.

Lors d'un changement d'entité, les montants déjà consommés dans l'entité A doivent être déduits de l'ouverture des droits dans l'entité B, afin d'éviter tout double versement sur l'exercice en cours.

Exemple de configuration : Allocation mobilité globale 900 €, dont Titre de Transport (TP) 900 € et Forfait Mobilités Durables (FMD) 600 €, dans la limite globale de 900 €.

Étape 1 — Suspendre le collaborateur dans l'entité A

Par import : renseignez la date de fin dans le champ suspension_date (au lendemain du dernier jour de présence dans l'entité A).

Manuellement : Admin RH → Mes Collaborateurs → Sélectionner le collaborateur → Informations du collaborateur → Désactiver → indiquer la date de suspension.

⚠️ SFTP : La suspension génère automatiquement une ligne de sortie dans le fichier SFTP transmis à votre système RH.

Cette ligne ne doit pas être traitée comme un Solde Tout Compte (STC), car il s'agit d'un simple changement d'entité intra-groupe et non d'une vraie sortie.

Mettez en place une procédure interne pour identifier et exclure ces cas de votre traitement STC habituel.

 

Étape 2 — Calculer les droits à ouvrir dans l'entité B

Avant d'inscrire le collaborateur dans l'entité B, relevez dans l'entité A le total des dépenses réelles consommées sur l'exercice en cours, séparément par balance et au global.

Calculez ensuite les droits à ouvrir dans l'entité B :

Balance Plafond Consommé entité A Solde à ouvrir entité B
TP 900 € ex. 300 € 400 €
FMD 600 € ex. 200 € 400 €
Limite globale 900 € ex. 500 € 400 €

 

💡 Rappel : même si les soldes TP et FMD semblent disponibles, le collaborateur ne peut consommer que ce qu'il reste sur la limite globale dans l'entité B.

Saisissez également le reliquat de la limite globale dans le fichier d'import.

 

Étape 3 — Inscrire le collaborateur dans l'entité B

Utilisez les soldes calculés à l'étape 2 comme montants d'ouverture dans le fichier d'import ou à la saisie manuelle. Les colonnes à renseigner sont les mêmes que pour un nouveau collaborateur.

Par import fichier (CSV ou XLSX) :

  1. Rendez-vous dans Mes collaborateurs.
  2. Cliquez sur Ajouter des collaborateurs, puis sélectionnez Import via fichier.
  3. Sélectionnez les avantages mobilité à attribuer.
  4. Téléchargez le modèle d'import et complétez-le en renseignant pour chaque balance (TP, FMD, limite globale) le solde restant calculé à l'étape 2, et non le plafond annuel complet.
  5. Vérifiez que le matricule, le téléphone et l'e-mail sont uniques.
  6. Déposez le fichier sur la plateforme.
  7. Contrôlez le tableau récapitulatif, puis cliquez sur Continuer → Terminer.

⚠️ SFTP : utilisez le fichier force pour mettre à jour les montants d'ouverture du collaborateur dans l'entité B.

    Avantages en crédit (titres-restaurant, cadeaux, vacances)

    Les avantages en crédit fonctionnent différemment : le solde accumulé appartient au collaborateur et ne peut pas être transféré d'une entité à l'autre.

     

    Ce que le collaborateur doit savoir

    Le collaborateur conserve son ancienne carte Worklife (entité A) et peut continuer à utiliser son solde de titres-restaurant, cadeaux ou vacances jusqu'à épuisement. Il n'y a aucune interruption de l'accès à ces soldes.

     

    Étape 1 — Suspendre le collaborateur dans l'entité A

    Même procédure que pour les allocations (voir ci-dessus). La suspension n'interrompt pas l'accès aux soldes en crédit existants.

     

    Étape 2 — Inscrire le collaborateur dans l'entité B

    Créez le collaborateur dans l'entité B via import ou manuellement. Une nouvelle carte Worklife lui sera émise pour l'entité B, avec les nouveaux droits de cette entité.

    ⚠️ Le solde restant sur la carte entité A (TR, cadeaux, vacances) n'est pas transféré sur la nouvelle carte entité B. Le collaborateur doit utiliser ses deux cartes en parallèle jusqu'à épuisement du solde entité A.

    Récapitulatif

    Allocation Crédit 
    Transfert de solde ❌ Non — déduction manuelle des dépenses entité A ❌ Non — solde non transférable
    Ancienne carte entité A Désactivée à la suspension Utilisable jusqu'à épuisement du solde
    Nouvelle carte entité B Créée avec soldes déduits Créée avec nouveaux droits