📬 Comment se passe l'envoi des cartes cadeaux ?
Un envoi individuel, pas groupé
Chaque carte cadeau est envoyée individuellement à l'adresse du collaborateur concerné. Il est donc important de renseigner l'adresse personnelle de chaque collaborateur lors de la commande, plutôt que l'adresse de l'entreprise.
Le collaborateur confirme son adresse
Dès que vous passez la commande avec l'adresse mail du collaborateur, celui-ci reçoit automatiquement un email de bienvenue chez Worklife. Cet email lui permet de confirmer ou modifier son adresse d'envoi, dans un délai de 48h.
💡 Pensez à prévenir vos collaborateurs en amont (communication interne) avant de lancer votre première commande, afin qu'ils ne soient pas surpris par la réception de cet email.
Si vous choisissez l'envoi à l'adresse de l'entreprise
Dans ce cas, vous recevrez autant de lettres (contenant chacune une carte individuelle) qu'il y a de collaborateurs concernés par la commande.
⚠️ À retenir
- Adresse personnelle recommandée pour un envoi direct au collaborateur
- 48h de délai pour confirmer/modifier l'adresse après commande
- Communication interne à prévoir en amont
Étape 1 — Accéder à l’onglet « Mes collaborateurs »
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Connectez-vous à votre espace administrateur Worklife.
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Cliquez sur la rubrique Mes collaborateurs.
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Cliquez sur Ajouter des collaborateurs.
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Choisissez ensuite d’ajouter vos collaborateurs manuellement ou via import.
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Étape 2 — Choisir le mode de commande
Deux options sont disponibles selon vos besoins :
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Commande manuelle : idéale pour quelques collaborateurs.
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Commande via import : recommandée pour des volumes importants ou pour créer collaborateurs et commandes simultanément.
Étape 3 — Créer les collaborateurs et passer la commande
Option A — Commande manuelle
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Cliquez sur Ajouter des collaborateurs.
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Saisissez les informations du collaborateur : prénom, nom, email, téléphone mobile, et matricule.
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Enregistrez le collaborateur.
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Saisissez les informations de commande de carte : adresse, type de carte, etc.
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Cliquez sur la section Cadeaux et renseignez :
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Quantité de bons
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Montant unitaire
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Date de début (date de début d’utilisation du bon cadeau)
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Validez pour créditer le collaborateur.
Option B — Commande via import
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Téléchargez le modèle CSV/Excel fourni pour la première commande.
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Complétez le fichier avec les informations des collaborateurs et les détails des bons cadeaux.
Colonne
Définition
Exemple
personal_number
Matricule du collaborateur
12345
first_name
Prénom du collaborateur
Alice
last_name
Nom du collaborateur
Dupont
email
Email utilisé pour l’envoi des accès
suspension_date
Date de suspension du collaborateur (laisser vide si CDI)
—
line_1
Adresse ligne 1
12 rue de la Paix
line_2
Adresse ligne 2 (facultatif)
Bat. B
city
Ville de résidence
Paris
postal_code
Code postal
75002
country
Pays
FR
cadeau_cadeau_unit_value
Montant unitaire d’un bon cadeau
100
cadeau_cadeau_unit_number
Nombre de bons cadeaux attribués
1
-
Importez le fichier dans l’outil.
-
Vérifiez les lignes détectées et corrigez toute anomalie éventuelle.
-
Confirmez l’import : les collaborateurs sont créés et la commande est générée automatiquement.
Si le collaborateur ne possède pas encore de carte Worklife, une adresse postale complète est indispensable. Elle permet de déclencher automatiquement la fabrication et l'envoi de sa carte.
Le matricule, le numéro de téléphone et l'adresse mail doivent être uniques au sein de votre entreprise.
⏰ À quelle date souhaitez-vous créditer les bons cadeaux ?
Par défaut, la date proposée sera toujours le 1er du mois suivant. Vous pouvez cependant choisir la date exacte à laquelle vous souhaitez créditer les bons cadeaux :
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Cliquez sur l’année, sélectionnez le mois, puis la date souhaitée.
La validité des bons cadeaux est de 12 mois glissants.
Ex : crédité le 1er février 2026, il est utilisable jusqu'au 31 janvier 2027.
Délai de traitement d'une commande
Notez qu’il faut environ 4 à 5 jours entre la réception de vos fonds et l’arrivée sur notre organisme de paiement.
Comment valider la commande ?
Une fois votre fichier importé et validé :
- Choisissez la date de crédit des bons cadeaux pour vos collaborateurs.
- Sélectionnez votre mode de paiement :
- Prélèvement SEPA ;
- Virement bancaire.
- Vérifiez le récapitulatif de votre commande.
- Cliquez sur Valider pour lancer la commande.
Une fois la commande validée, les collaborateurs seront crédités à la date sélectionnée. Pour les nouveaux bénéficiaires, la création et l'envoi de leur carte seront automatiquement déclenchés si une adresse postale a été renseignée.
Bonnes pratiques avant de valider votre commande
Avant d'importer votre fichier, pensez à vérifier que :
- tous les collaborateurs disposent d'un matricule unique ;
- les adresses e-mail sont correctes et uniques ;
- une adresse postale complète est renseignée pour chaque nouveau collaborateur afin de permettre l'envoi de sa carte ;
- les valeurs et le nombre de bons cadeaux correspondent à votre politique d'attribution.
Ces vérifications permettent d'éviter les erreurs de traitement et d'accélérer la validation de votre commande.