Je passe ma  première commande de bon vacances avec aucun collaborateur actif

Étape 1 — Accéder à l’onglet « Mes collaborateurs »

• • Connectez-vous à votre espace administrateur Worklife.

  • Cliquez sur la rubrique Mes collaborateurs.

  • Cliquez sur Ajouter des collaborateurs.

  • Choisissez ensuite d’ajouter vos collaborateurs manuellement ou via import.

Étape 2 — Choisir le mode de commande

Deux options sont disponibles selon vos besoins :

• Commande manuelle : idéale pour quelques collaborateurs.

• Commande via import : recommandée pour des volumes importants ou pour créer collaborateurs et commandes simultanément.

Étape 3 — Créer les collaborateurs et passer la commande

Option A — Commande manuelle

1. Cliquez sur Ajouter des collaborateurs.

2. Saisissez les informations du collaborateur : prénom, nom, email, téléphone mobile, et matricule.

3. Enregistrez le collaborateur.

4. Saisissez les informations de commande de carte : adresse, type de carte, etc.

5. Cliquez sur la section Vacances et renseignez :

   • Quantité de bons

   • Montant unitaire

   • Date de début (date de début d’utilisation du bon vacances)

6. Validez pour créditer le collaborateur.

Option B — Commande via import

1. Téléchargez le modèle CSV/Excel fourni pour la première commande.

   

2. Complétez le fichier avec les informations des collaborateurs et les détails des bons Vacances.

   Colonne	Définition	Exemple
   personal_number	Matricule du collaborateur	12345
   first_name	Prénom du collaborateur	Alice
   last_name	Nom du collaborateur	Dupont
   email	Email utilisé pour l’envoi des accès	alice.dupont@mail.com
   suspension_date	Date de suspension du collaborateur (laisser vide si CDI)	—
   line_1	Adresse ligne 1	12 rue de la Paix
   line_2	Adresse ligne 2 (facultatif)	Bat. B
   city	Ville de résidence	Paris
   postal_code	Code postal	75002
   country	Pays	FR
   vacances_vacances_unit_value	Montant unitaire d’un bon vacances	100
   vacances_vacances_unit_number	Nombre de bons vacances attribués	1

3. Importez le fichier dans l’outil.

4. Vérifiez les lignes détectées et corrigez toute anomalie éventuelle.

5. Confirmez l’import : les collaborateurs sont créés et la commande est générée automatiquement.

⏰ À quelle date souhaitez-vous créditer les bons vacances ?

Par défaut, la date proposée sera toujours le 1er du mois suivant. Vous pouvez cependant choisir la date exacte à laquelle vous souhaitez créditer les bons vacances :

• Cliquez sur l’année, sélectionnez le mois, puis la date souhaitée.

Délai de traitement d'une commande

Notez qu’il faut environ 4 à 5 jours entre la réception de vos fonds et l’arrivée sur notre organisme de paiement.

Annuler une commande 

Il est possible d’annuler une commande de bons vacances si elle est encore non validée (statut : en cours).

Marche à suivre :

1. Allez dans la section Ma facturation > Commandes.

2. Sélectionnez la commande à annuler.

3. Cliquez sur la croix pour annuler.

    

   

4. Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s’ouvre.

5. Votre facture sera annulée et apparaîtra avec la mention annulée dans l’onglet Facturation.

💡 Important : Si la facture a déjà été validée, l’annulation n’est plus possible. Le bon de commande devient alors automatiquement une facture téléchargeable et vous est envoyé par email.