Étape 1 — Accéder à la gestion des collaborateurs
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Connectez-vous à votre espace administrateur Worklife.
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Rendez-vous dans l’onglet Mes collaborateurs.
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Cliquez sur Créditer un collaborateur.
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Sélectionnez la personne concernée dans la liste des collaborateurs actifs.
Étape 2 — Choisir le mode de commande
Deux options sont disponibles selon vos besoins :
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Commande manuelle : idéale pour quelques collaborateurs.
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Commande via import : recommandée pour des volumes importants ou pour créer collaborateurs et commandes simultanément.
Étape 3 — Créer les collaborateurs et passer la commande
Option A — Commande manuelle
Dans la fenêtre de crédit :
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Ouvrez la section Vacances.
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Renseignez :
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Nombre de bons
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Montant unitaire
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Date de début d’utilisation
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Validez pour créditer le collaborateur.
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Option B — Commande via import
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Téléchargez le modèle CSV/Excel
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Complétez le fichier avec les informations des collaborateurs et les détails des bons vacances.
Colonne
Définition
Exemple
personal_number
Matricule du collaborateur
12345
first_name
Prénom du collaborateur
Alice
last_name
Nom du collaborateur
Dupont
suspension_date
Date de suspension du collaborateur (laisser vide si CDI)
—
line_1
Adresse ligne 1
(laisser vide si deja une carte)12 rue de la Paix
line_2
Adresse ligne 2 (facultatif)
(laisser vide si deja une carte)Bat. B
city
Ville de résidence
(laisser vide si deja une carte)Paris
postal_code
Code postal
(laisser vide si deja une carte)75002
country
Pays
(laisser vide si deja une carte)FR
vacances_vacances_unit_value
Montant unitaire d’un bon cadeau
100
vacances_vacances_unit_number
Nombre de bons cadeaux attribués
1
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Importez le fichier dans l’outil.
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Vérifiez les lignes détectées et corrigez toute anomalie éventuelle.
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Confirmez l’import : les collaborateurs sont créés et la commande est générée automatiquement.
⏰ À quelle date souhaitez-vous créditer les bons vacances ?
Par défaut, la date proposée sera toujours le 1er du mois suivant. Vous pouvez cependant choisir la date exacte à laquelle vous souhaitez créditer les bons vacances :
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Cliquez sur l’année, sélectionnez le mois, puis la date souhaitée.
Délai de traitement d'une commande
Notez qu’il faut environ 4 à 5 jours entre la réception de vos fonds et l’arrivée sur notre organisme de paiement.
Annuler une commande
Il est possible d’annuler une commande de bons vacances si elle est encore non validée (statut : en cours).
Marche à suivre :
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Allez dans la section Ma facturation > Commandes.
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Sélectionnez la commande à annuler.
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Cliquez sur la croix pour annuler.
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Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s’ouvre.
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Votre facture sera annulée et apparaîtra avec la mention annulée dans l’onglet Facturation.
💡 Important : Si la facture a déjà été validée, l’annulation n’est plus possible. Le bon de commande devient alors automatiquement une facture téléchargeable et vous est envoyé par email.