Étape 1 — Accéder à la gestion des collaborateurs
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Connectez-vous à votre espace administrateur Worklife.
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Rendez-vous dans l’onglet Mes collaborateurs.
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Cliquez sur "Créditer mes collaborateurs".
Étape 2 — Choisir le mode de commande
Deux options sont disponibles selon vos besoins :
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Commande manuelle : idéale pour quelques collaborateurs.
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Commande via import : recommandée pour des volumes importants ou pour créer collaborateurs et commandes simultanément.
Étape 3 — Passer la commande
Option A — Commande manuelle
- Sélectionner le collaborateur que vous souhaitez créditer.
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Choisissez l'avantage "Titres-restaurants"
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Puis renseignez
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Nombre de Titres-Restaurant
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Montant unitaire
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Date de début d’utilisation
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Validez pour créditer le collaborateur.
Option B — Commande via import
1. Téléchargez le modèle CSV/Excel
2. Complétez le fichier avec les informations des collaborateurs et les détails des Titres-Restaurant .
|
Colonne |
Définition |
Exemple |
|---|---|---|
|
personal_number |
Matricule du collaborateur |
12345 |
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first_name |
Prénom du collaborateur |
Alice |
|
last_name |
Nom du collaborateur |
Dupont |
|
suspension_date |
Date de suspension du collaborateur (laisser vide si CDI ou contrat sans date de fin) |
— |
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line_1 |
Adresse ligne 1 |
12 rue de la Paix |
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line_2 |
Adresse ligne 2 (facultatif) |
Bat. B |
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city |
Ville de résidence |
Paris |
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postal_code |
Code postal |
75002 |
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country |
Pays |
FR |
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meal_voucher_unit_value |
Montant unitaire d’un TR |
10 |
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meal_voucher_unit_number |
Nombre de TR attribués |
20 |
À noter : Si les collaborateurs sont déjà actifs (présents dans la base Worklife), vous pouvez renseigner uniquement la colonne personal_number et les deux colonnes dédiées aux Titres-Restaurant (meal_voucher_unit_value et meal_voucher_unit_number). Les autres colonnes ne sont plus obligatoires.
3. Importez le fichier dans l’outil.
4. Vérifiez les lignes détectées et corrigez toute anomalie éventuelle.
5. Confirmez l’import : les collaborateurs sont créés et la commande est générée automatiquement.
Vérifiez le nombre de collaborateurs créés
Après validation de votre import, contrôlez que le nombre de nouveaux collaborateurs créés correspond bien à celui de votre fichier.
L'erreur la plus fréquente est la création d'un doublon avec un nouveau matricule, généralement causée par la perte du 0 initial du matricule lors de l'ouverture du fichier dans Excel.
👉 Pensez à formater votre colonne matricule (personal_number) en texte, et non en nombre, avant de compléter votre fichier, afin d'éviter ce type d'anomalie.
Délai de traitement d'une commande
Comptez environ 4 à 5 jours ouvrés entre la réception de vos fonds et leur arrivée sur notre organisme de paiement.
⏰ À quelle date souhaitez-vous créditer les TR ?
Par défaut, la date proposée sera toujours le 1er du mois suivant. Vous pouvez cependant choisir la date exacte à laquelle vous souhaitez créditer les Titres-Restaurant :
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Cliquez sur l’année, sélectionnez le mois, puis la date souhaitée.
Pour annuler une commande
Il est possible d’annuler une commande de Titres-Restaurant si elle est encore non validée (statut : en cours).
Marche à suivre :
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Allez dans la section Ma facturation > Commandes.
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Sélectionnez la commande à annuler.
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Cliquez sur la croix pour annuler.
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Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s’ouvre.
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Votre facture sera annulée et apparaîtra avec la mention annulée dans l’onglet Facturation.
💡 Important : Si la facture a déjà été validée, l’annulation n’est plus possible. Le bon de commande devient alors automatiquement une facture téléchargeable, qui vous est envoyée par e-mail. Le bon de commande devient alors automatiquement une facture téléchargeable et vous est envoyé par email.