Étape 1 — Accéder à l’onglet « Mes collaborateurs »
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Connectez-vous à votre espace administrateur Worklife.
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Cliquez sur la rubrique Mes collaborateurs.
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Cliquez sur Ajouter des collaborateurs.
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Choisissez ensuite d’ajouter vos collaborateurs manuellement ou via import.
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Étape 2 — Choisir le mode de commande
Deux options sont disponibles selon vos besoins :
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Commande manuelle : idéale pour quelques collaborateurs.
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Commande via import : recommandée pour des volumes importants ou pour créer collaborateurs et commandes simultanément.
Étape 3 — Créer les collaborateurs et passer la commande
Option A — Commande manuelle
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Cliquez sur Ajouter des collaborateurs.
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Saisissez les informations du collaborateur : prénom, nom, email, téléphone mobile, et matricule.
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Enregistrez le collaborateur.
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Saisissez les informations de commande de carte : adresse, type de carte, etc.
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Cliquez sur la section Titres-Restaurant et renseignez :
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Quantité de Titres-Restaurant
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Montant unitaire
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Date de début (date de début d’utilisation du Titres-Restaurant )
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Validez pour créditer le collaborateur.
Option B — Commande via import
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Téléchargez le modèle CSV/Excel fourni pour la première commande.
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Complétez le fichier avec les informations des collaborateurs et les détails des Titres-Restaurant .
Colonne
Définition
Exemple
personal_number
Matricule du collaborateur
12345
first_name
Prénom du collaborateur
Alice
last_name
Nom du collaborateur
Dupont
email
Email utilisé pour l’envoi des accès
suspension_date
Date de suspension du collaborateur (laisser vide si CDI)
—
Card_type
Type de carte : physique/virtuelle ou aucune.
📌 Choisir "delegate" si vous souhaitez donner le choix à vos collaborateurs
Virtual
line_1
Adresse ligne 1
12 rue de la Paix
line_2
Adresse ligne 2 (facultatif)
Bat. B
city
Ville de résidence
Paris
postal_code
Code postal
75002
country
Pays
FR
meal_voucher_unit_value
Montant unitaire d’un TR
10
meal_voucher_unit_number
Nombre de TR attribués
20
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Importez le fichier dans l’outil.
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Vérifiez les lignes détectées et corrigez toute anomalie éventuelle.
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Confirmez l’import : les collaborateurs sont créés et la commande est générée automatiquement.
Si le collaborateur ne possède pas encore de carte Worklife, une adresse postale complète est indispensable. Elle permet de déclencher automatiquement la fabrication et l'envoi de sa carte.
Le matricule, le numéro de téléphone et l'adresse mail doivent être uniques au sein de votre entreprise.
Informations de chargement
Deux champs permettent de définir le crédit à attribuer :
- meal_voucher_unit_value : valeur faciale d'un titre-restaurant.
- meal_voucher_unit_number : nombre de titres-restaurant à créditer.
Exemple :
- Valeur d'un titre : 10 €
- Nombre de titres : 22
- Le collaborateur recevra 22 titres-restaurant de 10 €.
Que se passe-t-il si le fichier contient des erreurs ?
Avant toute validation, Worklife effectue automatiquement un contrôle du fichier.
Si des anomalies sont détectées, elles sont affichées directement afin que vous puissiez les corriger avant de finaliser votre commande.
Parmi les erreurs les plus courantes :
- matricule incorrect ou déjà utilisé ;
- adresse postale incomplète ou manquante ;
- adresse e-mail invalide ou déjà attribuée ;
- champs obligatoires non renseignés.
Aucune commande n'est envoyée tant que les erreurs n'ont pas été corrigées.
⏰ À quelle date souhaitez-vous créditer les TR ?
Par défaut, la date proposée sera toujours le 1er du mois suivant. Vous pouvez cependant choisir la date exacte à laquelle vous souhaitez créditer les Titres-Restaurant :
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Cliquez sur l’année, sélectionnez le mois, puis la date souhaitée.
Délai de traitement d'une commande
Notez qu’il faut environ 4 à 5 jours entre la réception de vos fonds et l’arrivée sur notre organisme de paiement.
Comment valider la commande ?
Une fois votre fichier importé et validé :
- Choisissez la date de crédit des titres-restaurant pour vos collaborateurs.
- Sélectionnez votre mode de paiement :
- Prélèvement SEPA ;
- Virement bancaire.
- Vérifiez le récapitulatif de votre commande.
- Cliquez sur Valider pour lancer la commande.
Vérifiez le nombre de collaborateurs créés
Après validation de votre import, contrôlez que le nombre de nouveaux collaborateurs créés correspond bien à celui de votre fichier.
L'erreur la plus fréquente est la création d'un doublon avec un nouveau matricule, généralement causée par la perte du 0 initial du matricule lors de l'ouverture du fichier dans Excel.
👉 Pensez à formater votre colonne matricule (personal_number) en texte, et non en nombre, avant de compléter votre fichier, afin d'éviter ce type d'anomalie.
Une fois la commande validée, les collaborateurs seront crédités à la date sélectionnée. Pour les nouveaux bénéficiaires, la création et l'envoi de leur carte seront automatiquement déclenchés si une adresse postale a été renseignée.
Bonnes pratiques avant de valider votre commande
Avant d'importer votre fichier, pensez à vérifier que :
- tous les collaborateurs disposent d'un matricule unique ;
- les adresses e-mail sont correctes et uniques ;
- une adresse postale complète est renseignée pour chaque nouveau collaborateur afin de permettre l'envoi de sa carte ;
- les valeurs et le nombre de titres-restaurant correspondent à votre politique d'attribution.
Ces vérifications permettent d'éviter les erreurs de traitement et d'accélérer la validation de votre commande.