À quoi sert une nature de dépense ?
Une nature de dépense est la catégorie que le collaborateur choisit pour qualifier un frais professionnel, par exemple « Carburant », « Hôtel » ou « Parking ». Chaque nature peut être associée à un code comptable, repris dans le rapport Frais Pro par opération pour faciliter le traitement en comptabilité.
La liste fournie lors de la mise en place de l’avantage sert de point de départ. Vous pouvez l’adapter à la politique de frais et au plan comptable de votre entreprise.
Où trouver la liste ?
Dans l’admin RH, ouvrez Mes avantages → Frais Professionnels → Liste des natures. Vous y voyez le nom de chaque nature, son code comptable et son état actif ou inactif.
Ajouter une nature
- Cliquez sur Ajouter une nature.
- Renseignez le Nom qui sera proposé au collaborateur et le Code validé par votre équipe comptable. Ces deux champs sont obligatoires.
- Laissez Activée cochée si la nature doit être utilisable immédiatement.
- Cliquez sur Ajouter.
Modifier une nature ou son code comptable
- Dans Liste des natures, ouvrez la ligne concernée à l’aide du bouton de modification.
- Modifiez le Nom, le Code ou l’état Activée.
- Cliquez sur Modifier pour enregistrer.
Validez avec votre équipe comptable tout changement de code utilisé pour l’imputation des dépenses. Vérifiez ensuite le résultat dans un prochain rapport Frais Pro – Rapport par opération. Le rapport contient notamment les colonnes nature et accounting_code.
Activer ou désactiver une nature sur l’application
Utilisez l’interrupteur de la ligne pour rendre une nature disponible ou indisponible dans l’application de vos collaborateurs. Vous pouvez aussi changer son état dans le formulaire Modifier la nature. Il n’est pas nécessaire d’importer un fichier pour gérer la liste des natures, y compris pour les bénéficiaires déjà actifs. ⚠️ Les modifications réalisées n’ont pas d’impact sur l’usage de la carte, uniquement sur la saisie d’informations effectuée par vos collaborateurs.
Une désactivation est utile lorsqu’une catégorie ne doit plus être choisie pour de nouvelles dépenses. Avant de modifier une catégorie déjà utilisée, coordonnez le changement avec votre équipe comptable et contrôlez l’export suivant.
À retenir
- La liste initiale est personnalisable : vous pouvez ajouter des natures, modifier leur libellé et leur code, ou les désactiver.
- Le code comptable dépend de l’organisation de votre entreprise ; les codes visibles dans un autre compte ne sont pas des valeurs à recopier automatiquement.
- Les montants alloués aux collaborateurs se règlent séparément des natures de dépenses.
- Vos collaborateurs verront instantanément les natures de dépense modifiées lors de leur prochaine saisie dans l'application.