Comprendre votre rapport d'usage

Version disponible en janvier 2027 pour les clients existants et dès octobre 2026 pour les nouveaux

L'essentiel pour la paie

Pour votre bulletin, utilisez l'onglet Export paie du rapport clôturé :

Montant à intégrer : le champ « Montant financé avec régularisations ».
Libellé à reporter : le champ « Commentaire bulletin de paie ».
Salarié sur deux lignes : son taux de prise en charge a changé dans le mois. Additionnez ses lignes.

Le rapport « En cours » sert au suivi ; il évolue chaque jour et ne doit pas être intégré en paie.

Où trouver vos rapports

Dans le menu latéral de votre plateforme Worklife :

Vous pouvez filtrer par avantage, puis télécharger le rapport mensuel ou annuel, en cours ou clôturé, au format CSV ou XLSX.

Le rapport en bref

Élément	Ce qu'il faut savoir
Périodicité	Mensuel (du 1er au dernier jour du mois) ou annuel calendaire (du 1er janvier au 31 décembre).
Statut « En cours »	Régénéré chaque nuit à 00h00 (heure de Paris). Il reflète les données jusqu'à la veille (J-1) et évolue jusqu'à la clôture.
Statut « Clôturé »	Clôturé à minuit (00h00) à la fin du dernier jour de la période, heure de Paris. Disponible pour les équipes RH dès 8h le lendemain matin, puis ne change plus jamais.
Corrections après clôture	Elles apparaissent comme régularisations dans le rapport du mois où elles sont faites.
Périmètre	Un rapport = une entité et un avantage. Pas de rapport multi-entités ni multi-avantages.
Avantages couverts	Avantages financés par allocation uniquement. Pour les avantages financés en crédit (services à la personne, vacances, cadeaux…), contactez votre CSM.
Formats	XLSX (4 onglets) ou CSV (un ZIP contenant 4 fichiers, un par onglet).
Chiffrement	Le fichier n'est pas chiffré. Stockez-le selon vos règles internes de confidentialité (RGPD).

Vous gérez plusieurs entités ou avantages ?
Vous téléchargez un rapport par combinaison entité × avantage.

Les 4 onglets du rapport

Onglet	Usage	Contenu
Export paie	Intégration en paie	Une synthèse par salarié : montants financés par l'employeur, régularisations, cumul annuel, solde de tout compte, commentaire bulletin de paie.
Rapport détaillé	Contrôle et analyse	Les données de l'export paie, plus le détail par type d'opération (carte ou justificatif), le taux de prise en charge et les montants dépensés par le salarié.
Liste des opérations	Justification ligne à ligne	Chaque opération carte ou justificatif : date, montant, type de dépense, avantage.
Liste des régularisations	Suivi des corrections	Chaque modification d'une opération d'un mois précédent : sa nature (voir « Natures de régularisation »), le mois de l'opération initiale, le montant initial et le nouveau montant financés.

À quelle période une opération est-elle rattachée ?

Une opération entre dans le rapport de la période où elle est validée ; une régularisation, dans celui de la période où elle est faite.

Type d'opération	Date retenue
Transaction carte	Date de settlement de la transaction.
Dépense sur justificatif	Date de validation du justificatif.
Régularisation	Date de la modification, même si l'opération initiale date d'un mois précédent.

Comment lire les montants ?

Tous les montants sont en euros, avec la virgule comme séparateur décimal. Le taux de prise en charge est exprimé en décimal : 0,50 = 50 %.

Les montants de la période sont toujours positifs. Les montants de régularisation portent un signe :

Positif (+) : l'employeur prend en charge un montant supplémentaire.
Négatif (–) : l'employeur avait trop pris en charge ; ce montant lui revient (par exemple après un remboursement commerçant).

Pour les régularisations du montant dépensé par le salarié, le signe dépend de l'origine du remboursement :

Origine	Exemple
Le commerçant rembourse un achat payé par carte	Paiement annulé, article retourné
Le salarié fait une demande de remboursement dans l'app Worklife, faute d'avoir pu payer par carte	Prestataire qui n'accepte pas la carte

Attention à ne pas confondre les deux : le premier est un remboursement au salarié par le commerçant, le second une dépense avancée par le salarié.

Exemple complet : Paul Simon en avril 2026

Paul Simon (matricule A12345) bénéficie de l'avantage Mobilité durable, pris en charge à 50 %. Fin mars, l'employeur avait financé 120,00 € depuis janvier. En avril, 60,00 € sont à intégrer en paie.

Ce qui se passe en avril

Il paie son abonnement mensuel de location de vélo, 60,00 €, avec sa carte Worklife.
Il fait valider un justificatif de 80,00 € pour un casque et un antivol, achetés en ligne.
Le 12 avril, le magasin lui rembourse 20,00 € pour une sonnette retournée, payée par carte en mars.

Ce que vous lisez dans le rapport d'avril

Champ	Valeur	Calcul
Montant dépensé par le salarié	140,00 €	60,00 + 80,00
Montant financé (carte)	30,00 €	60,00 × 0,50
Montant financé (justificatif)	40,00 €	80,00 × 0,50
Montant financé hors régularisations	70,00 €	30,00 + 40,00
Montant des régularisations du dépensé par le salarié	–20,00 €	sonnette remboursée
Montant des régularisations	–10,00 €	–20,00 × 0,50
Montant financé avec régularisations	60,00 €	70,00 – 10,00 → à intégrer en paie
Montant financé en cumul annuel calendaire	180,00 €	120,00 + 60,00 (régularisations incluses)
Commentaire bulletin de paie	Frais financés par l'employeur : 60,00 €

Dans l'onglet Liste des régularisations, une ligne apparaît : nature « Remboursement », opération initiale de mars 2026 (la sonnette), montant initial financé 10,00 € (avant correction), nouveau montant financé 0,00 € (après correction).

Dictionnaire des champs

Les exemples reprennent le cas de Paul Simon ci-dessus. Les libellés sont ceux des colonnes du fichier.

Identification

Champ	Exemple	Définition
Date de début de la période d'export	2026-04-01	Premier jour du mois (mensuel) ou 1er janvier (annuel), au format AAAA-MM-JJ.
Date de fin de la période d'export	2026-04-30	Dernier jour du mois (mensuel), 31 décembre (annuel), ou date de suspension de l'avantage si elle intervient avant.
Code entreprise	ACME1	Identifiant de l'entité.
Matricule salarié	A12345	Identifiant du salarié.
Prénom / Nom	Paul Simon	Tels qu'enregistrés sur la plateforme.

Montants de la période

Champ	Exemple	Définition
Taux de prise en charge	0,50	Participation employeur en décimal.
Montant dépensé par le salarié	140,00 €	Total payé par le salarié sur la période, carte et justificatif.
Montant financé (carte)	30,00 €	Part employeur sur les transactions carte de la période.
Montant financé (justificatif)	40,00 €	Part employeur sur les justificatifs validés sur la période.
Montant financé hors régularisations	70,00 €	Part employeur de la période, sans les corrections des mois précédents.

Régularisations

Champ	Exemple	Définition
Montant des régularisations du dépensé par le salarié	–20,00 €	Corrections du montant dépensé portant sur des opérations des mois précédents.
Montant des régularisations	–10,00 €	Corrections de la part employeur portant sur des opérations des mois précédents.
Nature de la régularisation	Remboursement	Cause de la correction (voir la section suivante).
Mois de rattachement de l'opération initiale	Mars 2026	Mois du rapport où l'opération corrigée figurait.
Montant initial financé	10,00 €	Part employeur avant correction.
Nouveau montant financé	0,00 €	Part employeur après correction. L'écart avec le montant initial financé donne l'impact de la régularisation.
Montant annulé sur la part employeur	–10,00 €	Montant retiré d'une balance ou d'un avantage pour être reporté sur un autre. Toujours négatif.
Ancien avantage / Nouvel avantage	Transports Publics/ Forfait Mobilités durables	Avantage avant et après une recatégorisation.

Export paie

Champ	Exemple	Définition
Montant financé avec régularisations	60,00 €	Montant financé hors régularisations + montant des régularisations. C'est le montant à intégrer en paie.
Montant financé en cumul annuel calendaire	180,00 €	Part employeur cumulée depuis le 1er janvier, régularisations incluses.
Solde de tout compte	150,00 €	En cas de départ en cours d'année : montant déjà dépensé par le salarié mais pas encore acquis, calculé au prorata de l'allocation annuelle (voir la FAQ).
Commentaire bulletin de paie	Frais financés par l'employeur : 60,00 €	Libellé prêt à reporter sur le bulletin.

Natures de régularisation

Chaque ligne de l'onglet Liste des régularisations porte l'une de ces 8 natures.

Nature	Ce qui s'est passé	Exemple
Remboursement	Le commerçant a remboursé tout ou partie d'un achat.	Billet de train annulé, article retourné.
Rejet / désapprobation	L'opération a été désapprouvée après coup.	Justificatif jugé non éligible après contrôle.
Ré-activation	Une opération ou un remboursement annulé redevient valide.	Annulation d'un remboursement.
Opération antérieure	Une opération d'un mois passé n'apparaît que maintenant.	Transaction de mars remontée en avril.
Recatégorisation	L'avantage associé à la dépense a changé.	Transport → Mobilité durable.
Recatégorisation + montant	L'avantage et le montant ont changé en même temps.	Recatégorisation d'un achat de billet de train de l'avantage vacances pris en charge à 100% vers l'avfantage FMD pris en charge à 75%
Modification du montant	Le montant dépensé ou financé a changé.	Justificatif corrigé de 50 € à 45 € ; changement du taux de prise en charge

Questions fréquentes

Quel montant intégrer en paie ?

Le champ « Montant financé avec régularisations » de l'onglet Export paie, dans le rapport clôturé. Il inclut les corrections des mois précédents. Reportez le libellé du champ « Commentaire bulletin de paie ».

Pourquoi un salarié apparaît-il sur plusieurs lignes ?

Le montant de prise en charge employeur a changé en cours de mois. Une ligne est créée pour chaque montant, avec les montants financés correspondants. Pour la paie, additionnez ses lignes. Le cumul annuel, lui, regroupe l'ensemble des montants de l'année, tous taux confondus.

Comment distinguer les dépenses du mois des régularisations ?

Trois champs suffisent :

« Montant financé hors régularisations » : les dépenses de la période.
« Montant des régularisations » : les corrections des mois précédents.
« Montant financé avec régularisations » : la somme des deux, à intégrer en paie.

Le rapport clôturé peut-il changer ?

Non. Toute correction ultérieure apparaît dans le rapport du mois où elle est faite, dans l'onglet Liste des régularisations. Par exemple, une recatégorisation faite en octobre 2026 sur une opération de mars 2026 figure dans le rapport d'octobre 2026, avec la nature « Recatégorisation » et le mois de l'opération initiale (mars 2026).

Quelle différence entre « carte » et « justificatif » ?

Une dépense carte est une transaction payée avec la carte Worklife. Une dépense justificatif est une demande de remboursement envoyée par le salarié avec un justificatif.

J'ai plusieurs entités : comment obtenir un rapport consolidé ?

Le rapport est produit par entité et par avantage ; il n'existe pas de rapport consolidé, sauf pour les clients en SFTP qui peuvent obtenir un rapport multi-entité par avantage.

Que se passe-t-il quand un salarié quitte l'entreprise ?

L'allocation annuelle est acquise au prorata du temps de présence (hors exception ou vous nous avez demandés de le désactiver).
Si le salarié a dépensé plus que ce qu'il avait acquis à sa date de départ, l'écart apparaît dans le champ « Solde de tout compte ».

Exemple : allocation annuelle de 600,00 €, départ le 30 avril. Le salarié a acquis 4/12 × 600,00 = 200,00 €. Il a déjà dépensé 350,00 €. Le solde de tout compte est de 350,00 – 200,00 = 150,00 €, à traiter dans sa paie de sortie.