En tant qu’administrateur Worklife, vous allez pouvoir suivre la consommation réelle d’utilisation des avantages mis à disposition, à tout moment, pour tous vos collaborateurs.
En effet, via un fichier .csv ou .xlsx, vous allez avoir accès à l'ensemble des montants dépensés effectuées par vos collaborateurs concernant la mobilité durable que cela ait été fait via la carte de paiement ou via la soumission de dépenses dans l’application Worklife.
Cela pourra notamment vous aider dans votre intégration en paye, ainsi que pour vos démarches administratifs (à titre d'exemple, l'URSSAF impose de mettre en paie les dépenses mobilité tous les mois)
Comment télécharger les rapports d’usage?
- Rendez-vous dans l'avantage que vous souhaitez analyser (Mobilité, Service à la Personne, Indemnité Télétravail ou autre...) puis cliquez sur l’onglet Utilisation
- Dans votre tableau, vous verrez à droite du rapport d’utilisation mensuel un bouton avec l’icône de téléchargement.
- Cliquez sur cette icône et sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez télécharger le fichier.
- Le téléchargement démarre, en quelques secondes vous avez accès à la consommation réelle de vos collaborateurs en termes de mobilité.
Quelles sont les données présentes dans le rapport d’utilisation mensuelle?
- numéro_personnel : matricule du collaborateur
- first_name : prénom du collaborateur
- last_name : nom du collaborateur
- Montant total dépensé par le salarié - transports publics: montant total payé par le collaborateur dans les transports publics.
- BASE - transports publics : Montant de base dans les transports publics avant d'atteindre le montant max_funded_amount. Exemple : Le collaborateur paie par carte un passe Navigo 75.20€, l'entreprise a une participation de 50% aux transports publics, BASE - transports publics = 75.20€, montant financé par l'entreprise - transports publics = 37.60€.
- Participation de l'entreprise - transports publics : pourcentage de chaque transaction que l'entreprise finance dans les transports publics avant d'atteindre le montant max_funded_amount
- Montant financé par l'entreprise - transports publics : montant financé par l'entreprise dans les transports publics pour la période.
- Détail du montant fractionné par l'entreprise - transports publics par carte : montant financé par l'entreprise dans les transports publics pour la période.
- Détail du remboursement de l'employeur - transports publics hors carte : montant que l'entreprise doit rembourser sur la fiche de paie du collaborateur pour les dépenses de transports publics payées grâce à des justificatifs importés dans l’application Worklife.
- Montant total dépensé par le salarié - mobilité durable : montant total payé par le salarié en mobilité durable.
- BASE - mobilité durable: Montant de base en mobilité durable avant d'atteindre le montant max_funded_amount. Exemple : Le collaborateur paie par carte un vélo électrique 1200€, l'entreprise a une participation de 50% à la mobilité durable, et 500€ d'allocation annuelle par collaborateur*, BASE - mobilité durable = 1000€, montant financé par l'entreprise - mobilité durable = 500€*.
- Participation de l'entreprise - mobilité durable : pourcentage de chaque transaction que l'entreprise finance en mobilité durable.
- Montant financé par l'entreprise - mobilité durable : montant total financé par l'entreprise en mobilité durable.
- Détail du montant financé par l'entreprise - Mobilité durable par carte : montant financé par l'entreprise en mobilité durable payé par carte.
- Détails du montant financé par l'entreprise - Mobilité durable hors carte : montant que l'entreprise doit rembourser sur la fiche de paie du collaborateur pour les dépenses de mobilité durable payées grâce à des justificatifs importés dans l’application Worklife.
- Montant total dépensé par le salarié : montant dépensé par le collaborateur sur la période du mois pour les transports publics et la mobilité durable.
- Montant total de l'acompte versé par l'entreprise : montant total déjà financé par l'entreprise via la carte.
- Montant total à rembourser (hors carte) : montant que l'entreprise doit rembourser sur la fiche de paie du collaborateur.
- Achat remboursé au collaborateur (constat de remboursement): Montant remboursé au collaborateur sur son allocation suite à une demande de remboursement auprès d'une enseigne (retour d'article)
- Commentaire sur la fiche de paie : commentaire à ajouter sur la fiche de paie du collaborateur.
- Montant total financé par l'entreprise sur l'année : montant total financé par l'entreprise depuis le début de l'année (y compris les dépenses et la carte) - num. - uniquement pour les allocations annuelles
- Montant au prorata du mois d'exportation : le montant cumulé sur l'année que l'entreprise aurait dû financer, au prorata du mois d'exportation. (Par exemple, pour une allocation annuelle de 600 €, en juin, le montant financé au prorata serait de 300 €, soit 6 mois à 50 € par mois) - uniquement pour les allocations annuelles.
- Solde sur le compte : Montant à récupérer sur le bulletin de salaire si le collaborateur quitte l'entreprise ce mois-là - seulement si négatif et seulement pour les allocations annuelles.
💡Astuces
Notre outil de reporting intelligent nous permet de nous adapter à tout type de demande concernant les rapports d’utilisation.
Nous pouvons mettre au format “plat”, les encrypter en PGP, les personnaliser, afin de faciliter l’intégration dans votre logiciel SIRH. Si vous êtes intéressé.es, contactez votre Account Manager.