C'est la fin de l'année en cours et vous souhaitez savoir ce qu'il faut faire pour l'année N+1 ?
1. Vous ne changez pas d'enveloppe pour N+1
Vos montants Mobilité, Allocation Télétravail, Avantage Auto, se remettent à jour automatiquement si vous n'avez pas inséré de dates de fin (benefit_end_date), lors de vos précédents imports : vous n'aurez donc rien à faire pour l'année suivante.
Il faudra simplement télécharger un nouveau fichier pour les nouveaux collaborateurs entrants sur 2024.
2. Vous changez d'enveloppe pour N+1
Si vous passez d'un forfait mobilité de 300 à 500e par exemple : préparez votre fichier avec vos nouvelles valeurs
Pour rappel, votre modèle de fichier d'import est disponible ici
Plusieurs cas sont possible. Ici on prendra un exemple sur un module FORFAIT MOBILITE DURABLE.
La personne A est déjà dans la société et n'aura pas besoin de nouvelle carte :
Vous devez indiquer :
- FAUX dans le champ new_card
- une mobilité (mobility_start_date) au 1er janvier 2024 (01/01/2024)
- une somme dans mobility_max_funded_amount (500 si votre FMD est de 500e annuel par exemple)
La personne B arrive dans la société et aura besoin d'une carte :
Vous devez indiquer :
- VRAI dans le champ new_card
- la date de début d'octroi mobilité (mobility_start_date) au 1er janvier 2024 (01/01/2024)
- une somme dans mobility_max_funded_amount (500 si votre FMD est de 500e annuel par exemple)
La personne C est déjà dans la société et n'a pas besoin de carte mais sera en arrêt, 1 mois, du 1er janvier au 31 janvier 2024 :
Vous devez indiquer :
- FAUX dans le champ new_card
- ses dates d'arrêt de début et de fin dans le champs mobility_pause_start_date et mobility_pause_end_date
- la date de début d'octroi de son forfait Mobilté Durable au 01/01/2024 dans mobility_start_date
- une somme dans mobility_max_funded_amount (500 si votre FMD est de 500e annuel par exemple)
NB : À noter que pendant la suspension d'un salarié, l'utilisation de la carte ne sera pas possible.
La personne D est déjà dans la société, n'a pas besoin de carte mais à prévu de quitter la société le 15 février :
Vous devez indiquer :
- FAUX dans le champ new_card
- un départ au 15 février (15/02/2024) dans le champ suspension_date pour que ce salarié soit suspendu en fin de contrat
- une date de début et de fin dans le champ mobility_start_date et mobility_end_date afin que son montant soit proratisé au nombre de mois présent sur site (2 mois sur 2024)
- une somme dans mobility_max_funded_amount (500 si votre FMD est de 500e annuel par exemple)
La personne E est en CDD, arrivera le 2 février et quittera la société le 31 aout
Vous devez indiquer :
- VRAI dans le champ new_card
- ses dates de contrat (début et fin) dans mobility_start_date et mobility_end_date afin que le montant soit proratisé au nombre de mois de présence. (7 mois sur 2024)
- une somme dans mobility_max_funded_amount (500 si votre FMD est de 500e annuel par exemple)
ATTENTION :
- Vos matricules doivent impérativement être les mêmes pour chacun des collaborateurs de 2023 sur 2024 ! Sinon cela créera des doublons
- N'oubliez pas d'indiquer la participation de l'entreprise (50, 100% ou autre dans mobility_company_participation) ainsi que la périodicité du module dans mobility_funding_period (annuelle ou mensuelle)
Téléchargez ensuite ce fichier et valider.
Vos avantages serons mis à jour automatiquement au 1er janvier sans que cela n'écrase vos données actuelles.
3. Gestion des titres-restaurants
Les titres-restaurants sont, quant à eux, à télécharger mensuellement
Nous vous conseillons d'effectuer l'import fin décembre afin d'anticiper le chargement pour la rentrée 2024.